Tips para liderar juntas de trabajo más efectivas

Sabemos bien que liderar una junta de trabajo no es tarea fácil, pues se requiere de una buena organización, objetividad, dirección clara, paciencia e incluso carácter firme.

Al igual que en el trabajo en equipo, en las juntas se requiere la participación de varias personas con ideas, opiniones, posturas y hábitos diferentes, por lo que saber dirigir y establecer una pauta para llevarlas a cabo es esencial para que la reunión sea productiva.

Es por ello que aquí te dejamos algunos tips para hacer más efectivas tus reuniones de trabajo:

1. Establece el objetivo

Debes tener en claro el objetivo de la reunión y su relevancia, ya sea decidir, exponer, realizar un focus group, entre otros. La junta debe girar sobre el objetivo e ir directo a él para evitar desviarse del tema y alargar la reunión más de lo necesario.

2. Haz una agenda

Con una estructura definida y simple, la cual debe contener: objetivo, expectativas, temas a tratar y tiempos definidos. Distribúyela antes de la reunión para que los asistentes lleguen preparados.  

3. Sé puntual

Comienza la junta a la hora exacta. La duración ideal para una junta de trabajo es de 30 a 60 minutos y los mejores horarios son entre las 09:00 y 12:00 del día.

4. Elimina distracciones

Si la junta es presencial, solicita a los asistentes que apaguen su celular, no lleven laptops (si no es necesario) y que no entren con comida. Lo ideal es tener solo una libreta de apuntes y una pluma.

Para el caso de las reuniones virtuales, también puedes pedir que pongan en silencio su celular y que apaguen sus micrófonos para evitar ruido ambiental.

5. Sé directo

Evita la retórica, monólogos o protagonismo. Esto no significa que no seas dinámico; puedes iniciar con alguna anécdota para romper el hielo y bajar el estrés.

6. Guía a tus compañeros

Además de no desviarte del tema, debes hacer que los participantes tampoco lo hagan. Utiliza frases como, “Interesante, pero debemos centrarnos en…” o “Buen aporte, pero el objetivo es…”

7. Asigna responsabilidades justas y concretas

Sé claro, honesto y directo con las responsabilidades; determina el plan de acción y el tiempo en que deberán ser ejecutadas. Esto ayudará a que todos sepan los siguientes pasos y prioridades.

8. Haz tiempo para comentarios o dudas

Dales oportunidad de expresarse; desde el principio de la junta puedes dejar en claro a los asistentes que pueden externar sus dudas, ya sea antes de finalizar la sesión o en el transcurso de la misma. Escucha con atención y toma en cuenta todos los comentarios, anótalos si lo crees necesario.

9. Redacta una minuta de trabajo

Tener un documento de lo tratado en una junta le da formalidad, además de ser un recordatorio de las responsabilidades, pasos a seguir y ayudar para el seguimiento. Deberás mandarla máximo 24 horas después de la reunión.  

10. Da seguimiento

Debes estar pendiente del cumplimiento de las tareas asignadas y dar asesoría en caso de alguna traba. También puedes mantener al grupo informado sobre los avances de los acuerdos de la junta.

Recuerda que, ya sean presenciales o en la distancia, las juntas de trabajo efectivas son reflejo de un buen liderazgo.

Con información de OCCMundial

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