¡No dejes que tu stock caiga a niveles críticos! Recomendaciones para mantener el inventario de refacciones saludable

En la industria automotriz dentro de cada concesionario, existe un flujo de operaciones que, si no se encuentra sincronizado, entorpece la operación cada día.

Sabemos bien que una de las cinco operaciones fundamentales dentro de cualquier agencia se refiere al control y manejo de refacciones. Si lo comparamos con un órgano vital del cuerpo humano, en todo concesionario, el almacén tendría la función de los pulmones, que brindan el oxígeno suficiente para toda la operación, entonces, si dejamos que el stock caiga a niveles críticos, esto podría provocar que no podamos surtir piezas para mantener el flujo de trabajo.

Si nos enfocamos en la compra de refacciones, que está directamente relacionada con el almacenamiento y su posterior venta, podemos ver que el sistema que maneja cada concesionario ya sea un ERP o un DMS, por poner un ejemplo, cuenta con un sugerido de compra o un sistema de alertas que ayuda a gestionar y planear el resurtido de refacciones del taller.

Sin embargo, cuando tenemos un grupo con más de una marca o más de un sistema de gestión, encontramos que el estándar para medir el resurtido o planeación de compra es diferente, haciendo más compleja la tarea del manejo del stock, lo que puede derivar en errores muy comunes como sobrestockear el inventario o bien, caer en ventas perdidas, lo cual genera más gastos para el concesionario.

Es momento del cambio

Para evitar o subsanar este tipo de errores, los concesionarios deben añadir nuevos criterios de análisis o cambiar su forma de operar.  Sin embargo, esto no es un proceso que se hace de la noche a la mañana, pues hay que entender todas las necesidades y demandas del mercado. Para ello, es necesario plantearnos las siguientes preguntas, que nos ayudarán a detectar dónde están nuestras oportunidades:

  • ¿Qué comprar?
  • ¿Cuánto comprar?
  • ¿Cuándo comprar?

Y para esto último, un parámetro clave que nos ayuda a medir este tipo de movimientos es el MOS (Months On Supply, por sus siglas en inglés), un indicador de los meses venta cuyo objetivo es mostrarnos durante cuánto tiempo más podemos cubrir el ritmo de venta actual, con las existencias que tenemos disponibles en el stock en este momento.

MOS vs. Punto de Reorden

Aunque el MOS puede ser parecido al Punto de Reorden, la diferencia radica en que este último es un número estático que puede cambiarse a voluntad o actualizarse, según el sistema que operemos. En cambio, el MOS siempre irá ligado con el ritmo actual de venta de las piezas en nuestro almacén, es decir, en el caso del MOS estamos hablando de un número vivo que refleja la realidad de la operación.

Como es un número dinámico, el MOS va a calcularse siempre con tu ritmo de ventas actual, ya sea que tomemos en cuenta las últimas cuatro semanas de venta, los últimos tres meses o los últimos seis meses, es decir, representa de mejor manera la naturaleza de tu propia operación.

Te ponemos un ejemplo: si vendemos a un ritmo promedio de 100 piezas al mes de un número de parte en específico y nuestro stock de esa refacción al día de hoy es de 50 piezas, eso quiere decir que nuestro MOS es de 0.5, por ende, la existencia actual de esa refacción nos permite cubrir 2 semanas o bien, medio mes más de venta antes de que se agote.

Por otra parte, si el MOS cae a 0.2 o 0.1, nos podemos dar cuenta de que con estas piezas vamos a caer tarde o temprano en ventas perdidas, porque no podremos cubrir la demanda del mercado.

Ya con este parámetro medido, estamos respondiendo la primera de las preguntas que nos planteamos anteriormente: el qué comprar. Entonces como concesionarios ¿qué tenemos que comprar? todas las refacciones cuyo MOS están por debajo del establecido como sano.

A raíz de esta aseveración, tal vez te preguntes ¿cómo puedo determinar cuál es el MOS recomendable para mi taller? Pues bien, para sacar este número tienes que sumar ciertas variables, que pueden cambiar dependiendo de la marca o bien, del taller, como:

  • Los objetivos de la marca
  • Nuestra estrategia de compras como organización
  • Clasificación por movimiento de cada número de parte

Cabe mencionar que el MOS objetivo siempre va a ser diferente para las piezas de movimiento rápido, que para las refacciones de movimiento medio o de movimiento lento.

En este sentido, como debemos tener siempre en cuenta que todas las refacciones que estén debajo del MOS objetivo son partes de alta rotación de las cuales no tenemos suficiente inventario, por lo que, estos números de parte deben estar siempre en el almacén.

El papel del MOS para determinar cuántas refacciones comprar y cuándo hacerlo

Si queremos que nuestro flujo de facturación mantenga un ritmo constante, como concesionarios debemos comprar siempre lo suficiente para mantener un MOS sano, dependiendo claro, de los parámetros de nuestra operación. Aquí se responde la pregunta ¿cuánto comprar?

Ahora bien, para determinar cuándo comprar, debemos tomar en cuenta otro tipo de factores como el leadtime de la planta, nuestro MOS objetivo, los objetivos de compra para el cierre de mes, entre otros indicadores. Con base en esto, compraremos cuando encontremos que los parámetros de la operación comienzan a estar fuera de la norma.

Como resultado, todo lo que se compra bajo este criterio, se va a vender, porque estamos abasteciendo al almacén de las piezas de alta rotación. En consecuencia, el concesionario que haga esto aumentará sus ingresos porque las refacciones adquiridas se traducirán en un potencial de ventas, pues comprar con sentido, criterio y dirección, genera un flujo constante de efectivo.

El MOS en gráficas

La siguiente gráfica representa nuestro potencial de compra de refacciones, donde se puede apreciar una curva con subidas y bajadas muy suaves. Esto quiere decir que estamos reabasteciendo el almacén de manera constante, con lo que estamos evitando que nuestro almacén se quede sin inventario durante varios días y con ello, mitigamos la generación de ventas perdidas.

El ejemplo que acabamos de observar representa un inventario saludable, pero ¿cómo se ve un almacén donde no tenemos piezas para surtir la demanda?

Si nos fijamos en el punto más alto y en el más bajo de la gráfica, podemos observar que hay varios días de diferencia entre uno y otro. Ese espacio representa el tiempo que estuvimos vendiendo nuestro stock de manera constante, pero no compramos nuevas refacciones, es decir, no aprovechamos la oportunidad para reabastecer el inventario, por lo que el registro de ventas perdidas se vuelve importante en ese periodo.

Posteriormente la curva cae, indicando que tuvimos entradas en el inventario, y aunque la necesidad se cubrió para ese entonces, se hizo demasiado tarde, generando un gran impacto en los números del almacén.

Los dos extremos del MOS

Hemos visto cómo las ventas perdidas pueden perjudicar nuestra operación. No obstante, estas se pueden evitar si mantenemos una alerta que se identifique como “Evitar el rápido insuficiente”.

Por otra parte, debemos ser muy cuidadosos y evitar comprar cantidades que sobrepasen nuestro ritmo de ventas, aunque sean piezas de alta rotación, ya que, si invertir en la compra de piezas de baja rotación ya es malo, también lo es sobre almacenar el stock con piezas de alta rotación que no vamos a vender dentro de muchos meses, pues las refacciones en el almacén no aumentan su valor, por el contrario, con el paso del tiempo se van devaluando.

Para prever este tipo de situaciones, debemos voltear de nuevo a ver el MOS. Por ejemplo, si nuestro indicador dice que tenemos siete, ocho o hasta nueve meses venta de cierto número de parte, significa que tenemos stock suficiente para no volver a comprar estas piezas dentro de siete, ocho o nueve meses más, por lo que el retorno de inversión resulta ser demasiado alto.

Durante el pico de la pandemia, cuando los almacenes y centros de distribución de las plantas tuvieron que cerrar operaciones debido a la cuarentena, era válido comprar más refacciones de lo normal, debido a la incertidumbre que estábamos viviendo en ese entonces. Pero ahora que tenemos una reapertura económica cada vez más cercana a nuestras actividades prepandemia, debemos cuidar de estos números.

En Simetrical contamos con plataformas que están diseñadas para ayudar a los concesionarios a vigilar este y otros KPI’s muy importantes dentro de la industria. Nuestro trabajo como consultores es proporcionar apoyo a nuestros clientes para que, con ayuda de estos softwares se enfoquen en la medición y gestión de sus negocios y puedan de esta manera, incrementar su rentabilidad. Si quieres conocer más sobre nosotros o nuestras plataformas, da clic aquí. 

Daniel Méndez, Neftalí Martínez
Consultores expertos

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