Sabemos que en la actualidad los datos mueven al mundo entero y son las empresas líderes las que saben cómo aprovecharlos al máximo utilizando soluciones de Business Intelligence para recopilar y analizar grandes cantidades de información día a día. 

Y es que, para triunfar en esta era digital, la Inteligencia de Negocio ofrece múltiples beneficios que apoyan el progreso de una organización determinada a triunfar, tales como la integración de todos sus datos, trabajo en tiempo real, análisis más efectivos y, sobre todo, potencialización de su capacidad para tomar decisiones. 

No obstante, antes de implementar algún sistema de BI, es importante tener en cuenta una serie de factores esenciales, para aplicarlo correctamente en la organización. Sigue leyendo este artículo para descubrir cuáles son. 

1. Analiza tu negocio y establece objetivos

Define qué es lo que tienes y hacia dónde quieres ir para realizar preguntas enfocadas que te brinden un mejor panorama sobre las debilidades y fortalezas de los procesos de tu organización como compras, ventas o recursos humanos, para mejorarlos, ajustarlos, potenciarlos e incluso rediseñarlos.  

Una recomendación es aplicar objetivos SMART, es decir, específicos, medibles, alcanzables, relevantes (basados en resultados) y con límite de tiempo. Algunos ejemplos de este tipo de objetivos serían:

• Aumentar las ventas de producto X en un 20%, en los próximos tres meses. 
• Obtener 10% más de beneficios durante el primer trimestre del año, para aumentar el Departamento de Marketing de tres a siete personas. 
• Aumentar, de enero a abril, la satisfacción del cliente de 60 a 80 en el índice de NPS, mediante el seguimiento de quejas. 
• Disminuir la tasa de rotación de personal en un 30% durante el año que inicia, para disminuir gastos por contratación de personal.

2. Establece indicadores esenciales para medir y entender tus procesos

Reúnete con tu equipo y determina cuáles son los indicadores que les permitirán entender el éxito de la empresa. Comienza haciéndote preguntas como: ¿Qué refleja mejor el desempeño de tu empresa? ¿Qué necesitas saber para asegurarte de que esté siendo productiva? ¿Cómo sabes que te estás acercando a tus metas? 

Guíate por tus objetivos. Ya sabes qué es lo que quieres lograr – el siguiente paso es establecer cómo puedes medir que te estás acercando a los resultados que buscas.

Estos son unos ejemplos de indicadores clave para medir tu negocio:

• Número de ventas mensuales. Se refiere a la cantidad de ventas de todos los productos y servicios que ofrece la empresa en los últimos 30 días.
• Ventas por representante. Esta métrica incluye el número de ventas por agentes de venta, ya sea de tu empresa o de aliados comerciales. 
• Número de cuentas por cobrar. Cantidad de facturas que aparecen como pendientes por cobrar, es decir, que aún no se han pagado, pero ya se facturó la venta. 

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3. Determina las fuentes de información

Las soluciones de BI se alimentan de otras fuentes de información de donde extraen los datos para transformarlos de manera que los usuarios no expertos en tecnología puedan comprender para construir por sí mismos los informes.

Es aquí cuando la analítica, el Big Data, la Inteligencia Artificial o el Machine Learning se ponen a favor de la Inteligencia Empresarial porque utilizan información histórica para ayudarles a los empresarios a tomar decisiones más inteligentes.

Algunos de los sistemas desde donde las herramientas de BI extraen información son:

• CRM (Customer Relationship Management)
• DMS (Document Management System)
• ERP (Enterprise Resource Planning)
• Sistemas de Nómina 
• Sistemas de Recursos Humanos

4. Elige el software Business Intelligence adecuado 

Existen software de Business Intelligence que se adaptan a cualquier modelo de negocio y otros que son de nicho. También están aquellos que potencian las habilidades cognitivas y manejan datos en tiempo real. Otros hasta están diseñados para recomendar las mejores acciones.

Asimismo, pueden encontrarse soluciones que brindan datos enfocados en la planificación empresarial, mientras otros están más direccionados a identificar nuevas tendencias de mercado o nuevas oportunidades de negocios.

Infórmate sobre las diferentes opciones de BI que hay en el mercado y elige aquella que te brinde visualización completa sobre tus datos y sea práctica en cuanto a su uso. 

5. Capacita a tu equipo y ejecuta el análisis

Para que la implementación de las herramientas de BI sean un éxito, además de contar con un software intuitivo, es importante capacitar a tus colaboradores para hacer el mejor uso de él. 

Impulsa una cultura de BI donde tanto tú como el resto de tu equipo aprendan a leer los indicadores para obtener conocimiento de ellos. Encuentra patrones y tendencias significativas en los números, entiende qué representan, cómo se relacionan y cómo reflejan el cumplimiento de tus objetivos para tomar decisiones con base en ello.

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6. Construye el hábito de ser consistente

La Inteligencia Empresarial no está limitada por reportes mensuales o resultados trimestrales. La información se actualiza de manera automática día con día, por lo que es importante reajustar planes y estimar resultados durante los proyectos de manera constante. 

Puedes reunirte con los líderes de tus departamentos de manera continua para revisar sus avances, puede ser de manera semanal, quincenal o bien, los intervalos que tu empresa necesite. 

El momento es ahora

Las empresas en todo el mundo reconocen que, para mantenerse competitivas, tienen que entender y utilizar las métricas que rodean su negocio.

Así que, si tu organización está creciendo, pasando por un cambio de rumbo, o bien estás detectando baja productividad o disminución de ventas, cualquiera de estos motivos son más que suficientes para empezar a analizar tus datos y transformarlos en información. 

Ahora que ya sabes cuáles son los primeros pasos ¿por qué no darle un intento? Agenda una cita con nuestros expertos en Business Intelligence, conoce nuestras soluciones y descubre nuevas oportunidades de crecimiento para tu negocio.