Business Intelligence: qué es, para qué sirve y sus principales herramientas

Lorena Castellanos

En plena era de transformación digital, contar con una estrategia empresarial que facilite la toma de decisiones informadas es uno de los principales factores de diferenciación para cualquier tipo de negocio.

Hoy en día, las organizaciones están incorporando el uso de herramientas de Business Intelligence o de Inteligencia de Negocio, como solución a diversos retos que se presentan en su día a día, tales como la optimización de recursos y la obtención de mejores resultados.

En este artículo abordaremos a qué se refiere el término BI, para qué sirve, sus principales herramientas y las últimas tendencias a las que se enfrenta.

Qué es Business Intelligence

El término Business Intelligence (BI por sus siglas en inglés) se refiere al uso de estrategias, herramientas, infraestructura, analíticas de negocio, minería y visualización de datos para ayudar a las organizaciones a transformar información en conocimiento.

En este sentido, el BI combina información interna y externa de diversa procedencia, es decir, los datos que recopila una empresa sobre su producción, sus competidores, el mercado, proveedores, stakeholders o incluso de sus empleados para procesarla, analizarla y tomar decisiones bien informadas. 

El origen del Business Intelligence

La Inteligencia Empresarial (como también se le conoce) surgió originalmente en la década de 1960 como un sistema para compartir información entre organizaciones. Según el artículo History of Business Intelligence, de Better Buys, el término BI existe desde antes que la tecnología y su primera mención se encuentra en una enciclopedia publicada en Estados Unidos en 1865, titulada “Cuclopaedia of Commercial and Business Anecdotes”.

Es hasta el siglo XX, con la evolución de la tecnología que comienza a hablarse del concepto de Inteligencia de Negocio tal y como lo entendemos ahora, siendo la década de 1990 el momento en que las empresas pioneras comenzaron a darse cuenta del potencial de este tipo de soluciones y empiezan a utilizarlas.

Para finales de los 90 y principios del año 2000 el mercado del Business Intelligence empezó a florecer y proliferaron los fabricantes y proveedores de este tipo de soluciones, siendo cada vez mejores y más fáciles de utilizar para cualquier profesional sin necesidad de tener conocimientos informáticos.

De esta forma, los usuarios no técnicos comenzaban a acceder, recopilar y analizar la información por sí mismos y sin tener que recurrir al departamento de IT para lograrlo. No obstante, surgió un nuevo reto para estas herramientas: proporcionar información segura y confiable, así como plataformas rápidas y fáciles de utilizar.

Hoy en día, la complejidad para extraer conocimiento relevante y para brindar seguridad en los datos ha ido aumentando, por eso las soluciones de BI también se han ido haciendo más sofisticadas, siendo capaces de analizar y procesar infinidad de datos, de diversas fuentes y de ayudar a las empresas a extraer conclusiones para mejorar sus cifras de negocio.

Para qué sirve el Business Intelligence

Las soluciones de Business Intelligence están en proceso constante de transformación, para ayudar a las organizaciones a tomar mejores decisiones brindándoles datos históricos y actualizados de su propio contexto.

Estas herramientas también pueden proporcionar a las empresas benchmarks de su propio rendimiento, así como de los resultados de sus competidores; también pueden identificar tendencias de mercado para incrementar sus ventas y crear informes tanto predefinidos como a medida de las operaciones del negocio, junto a su distribución de forma automatizada.

Algunos otros aspectos en los que el Business Intelligence puede ayudar a las empresas a tomar mejores decisiones son:

  • Facilitar la conexión de datos entre sistemas.
  • Segmentar la información.
  • Identificar diversas maneras de aumentar los ingresos.
  • Analizar el comportamiento de los clientes.
  • Comparar datos contra la competencia.
  • Monitorear el desempeño.
  • Optimizar operaciones.
  • Realizar predicciones.
  • Descubrir problemas dentro de la operación.

Facilidad de la conexión entre sistemas

Cuando un negocio tiene diferentes programas de software en uso como un ERP (para controlar sus sistemas de producción), un CRM, (para gestionar y administrar las relaciones con el cliente) o un DMS, (para la gestión de grandes cantidades de documentos) y quiere realizar un cruce de información entre estos, usualmente tiene que hacerlo de manera externa.

Debido a la variedad en el contenido de los datos y el funcionamiento de cada sistema, muchas organizaciones optan por utilizar hojas de cálculo para recoger información de cada uno y realizar los cruces necesarios de manera manual.

Este método, además de ser lento, es propenso a la presencia de errores y sobre todo caro, pues se necesita siempre personal disponible para realizar dicha tarea. No obstante, las soluciones de BI permiten preparar la información con anticipación y agilizar el trabajo. 

Segmentación de la información

Como hemos visto, las herramientas de Business Intelligence han evolucionado para proporcionar información confiable a los usuarios.

Es así que este tipo de soluciones realizan un proceso de tratamiento de datos para corregir y/o descartar errores comunes y almacenarlos con las agrupaciones designadas, por ejemplo, temporales, geográficas, por tipo de negocio, entre otras, para que la información esté disponible en el momento que se necesite.

Una vez que se tienen esos datos ya preparados y cruzados, los usuarios podrán hacer uso únicamente de la información que necesiten, dependiendo del objetivo que se busque, o bien del perfil que realice la consulta de los reportes.

Por ejemplo, un informe utilizado por los responsables de ventas no contendrá la misma información que los reportes hechos para los directivos o gerentes de la organización, quienes necesitarán datos relevantes para analizar la evolución de los indicadores claves de la empresa o bien, descubrir patrones que creen nuevas formas de trabajar.

Principales herramientas del Business Intelligence

En el mundo del BI la versatilidad es una característica muy importante, pues cada empresa tiene necesidades diferentes, que no podrían ser abordadas por una sola herramienta.

La Inteligencia Empresarial engloba desde los sistemas usados para la medición de los datos corporativos y los informes relacionados hasta aquellos que también soportan análisis, predicción y las funcionalidades de descubrimiento de datos (Data Discovery).

De esta manera, se pueden agrupar en tres grandes categorías, que corresponden a las diferentes etapas en el proceso del BI, como son:

Herramientas para la gestión de datos: Se utilizan para la gestión de datos permiten depurar y estandarizar los datos procedentes de diversas fuentes para ser extraídos, transformados y enviados a un sistema en particular. 

Aplicaciones para descubrir nuevos datos: Permiten recopilar y evaluar nueva información (data mining o minería de datos), y combinarla con la ya existente para llevar a cabo técnicas de análisis predictivo que faciliten las proyecciones a futuro.

Herramientas de reporting: Se encarga de tratar y transformar la información ya recopilada de manera gráfica e intuitiva para que las empresas puedan comprender las conclusiones obtenidas de los datos con mayor facilitad. También sirven para integrarla en cuadros de mando que midan si se cumplen o no determinados KPIs, o pueden incluso generar todo tipo de informes de reporting.

6 herramientas de Business Intelligence para tu empresa

Como hemos indicado, la variedad de herramientas disponibles es muy amplia e incluye más opciones que las que hemos comentado aquí. Algunas de ellas son específicas para determinados sectores, como puede ser el caso de las corredurías, mientras que otras pueden centrarse en el tamaño de la empresa.

Algunas de las más relevantes en el mercado son:

Power BI

Se trata de un servicio de análisis empresarial de Microsoft cuyo objetivo es proporcionar visualizaciones interactivas y capacidades de Inteligencia Empresarial con una interfaz lo suficientemente simple como para que los usuarios finales creen sus propios informes y paneles.

Tableau

Es una herramienta de visualización que permite acceder y analizar los datos de manera simple y efectiva, crear cuadros de mando y reportes, así como compartirlos de manera sencilla. 

SAP BI

Plataforma integral de Inteligencia de Negocio que posibilita obtener los datos, analizarlos y desarrollar modelos de aprendizaje automático. Su plataforma analítica puede dar soporte a sus usuarios y de una única herramienta a múltiples herramientas e interfaces.

SAS Business Intelligence

Herramienta que ayuda a los usuarios a tener la información correcta para quien la necesite, integrar y descubrir datos por su cuenta. Se especializa en la utilización de datos y métricas para asistir a la toma de decisiones de negocio haciendo uso de modelos predictivos.

Oracle BI

Software de Inteligencia de Negocio cuyo punto fuerte es el descubrimiento de patrones e interfaz de visualización de datos sencilla e intuitiva. Ofrece las principales funcionalidades de las herramientas de BI, tales como cuadros de mando, inteligencia artificial, alertas, entre otros.

SimAnalytics

Herramienta de BI que facilita el monitoreo y gestión diaria de operaciones para las empresas, con métricas actualizadas al cierre de cada día. Este software permite al usuario realizar cruces de información entre diferentes bases de datos para generar gráficas en las que se puede desglosar la información hasta llegar al último nivel de detalle para detectar oportunidades de mejora.

Las nuevas tendencias del Business Intelligence

De acuerdo con el informe sobre las tendencias del Business Intelligence en 2022 realizado por el editor de software especializado en la visualización de datos DigDash, este año viviremos cambios significativos que podrían alterar el uso de los datos en las organizaciones, algunos de ellos son:

Datos cada vez más accesibles

Con la llegada de las nuevas funcionalidades pensadas para las herramientas de BI, los usuarios no expertos se volverán cada vez más autónomos, pues mientras el self-service BI sigue creciendo, la inteligencia artificial y la automatización de datos les permite realizar tareas cada vez más complejas, como hacer análisis predictivos, por poner un ejemplo.

Gracias a esto los usuarios tendrán más libertad, independencia y accesibilidad en el uso de sus datos, lo cual desmitifica la complejidad del BI, ya que poner los datos al servicio de diferentes perfiles dentro de la empresa, los impulsa a participar en la toma de decisiones colaborativa.

Mejoras en la analítica y los informes predictivos

En la actualidad las soluciones de BI son capaces de predecir tendencias gracias a la minería de datos y el Big Data, mismos que permiten tomar datos existentes y datos futuros estimados para realizar análisis predictivos que faciliten a las empresas evaluar mejor los riesgos.

De igual forma, esto representa para las organizaciones un gran número de soluciones alternativas para resolver problemas de distinta naturaleza.

Análisis más proactivos utilizando la Inteligencia Artificial

El uso de la IA en el Business Intelligence mejora la capacidad de análisis de todo el conjunto de datos para elaborar informes que sepan alertar posibles anomalías y cualquier tipo de improviso dentro de las empresas.

Es así que los usuarios pueden crear, por su propia cuenta, previsiones, tendencias, correlaciones y en especial, detectar movimientos atípicos con una rapidez que antes no se experimentaba.

Conocimiento de los datos

Las palabras conocimiento y empoderamiento van de la mano. Tener la capacidad de comprender, leer, escribir y comunicar datos en un contexto específico se está convirtiendo en una tendencia.

Se trata de asimilar las técnicas y métodos utilizados para analizar los datos para complementar la accesibilidad que ofrecen las herramientas de BI a un mayor número de personas, poniendo a su alcance la información para realizar los análisis que deseen.

Nuevos desafíos

Además de las tendencias, el Business Intelligence también se enfrenta a nuevos desafíos, como las normativas en materia de protección de datos personales, lo cual impulsa al sector a avanzar hacia una seguridad cada vez mayor.

A esto se le suma la importancia en la calidad de los datos, ya que las consecuencias de una mala calidad en estos pueden devenir en la creación de presupuestos erróneos, mala comprensión de las expectativas de los clientes, malas decisiones, entre otros, y ser catastróficos para las empresas. 

De esta manera, los requisitos de cumplimiento y calidad se vuelven relevante para las soluciones de BI. 

El camino hacia la cultura de Business Intelligence

Hoy en día contar con Business Intelligence no se trata únicamente de saber operar las herramientas que nos facilitan el acceso a los datos y la información, sino también de generar una cultura en torno a ello, a fijarnos diariamente en cómo estamos operando y qué podemos hacer para mejorar.

Adoptar una cultura de BI nos permite tener una simbiosis entre los datos y la operación para poner las decisiones en contexto histórico, de objetivos y de desempeño, con la finalidad de fomentar la competitividad y la búsqueda constante por la excelencia.

En conclusión, podemos aseverar que el BI es el arte de transformar nuestros datos en información muy valiosa, misma que nos permite tener una visión integral de la organización para eliminar ineficiencias, adaptarnos rápidamente a los cambios del mercado y promover nuestra propia evolución.

Desde Simetrical trabajamos para fomentar esta nueva cultura en las empresas y ayudarlas a incrementar su rendimiento, de la mano de nuestras soluciones de Business Intelligence. ¿Quieres saber cómo lo logramos? Platica con nosotros y descúbrelo.

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